Nowoczesna firma coraz częściej opiera swoją działalność na technologii. Wydajne laptopy, stacje robocze, serwery, urządzenia sieciowe, systemy bezpieczeństwa, czy profesjonalne wyposażenie sal konferencyjnych nie są już jedynie dodatkiem do biznesu – w wielu branżach stanowią jego podstawową infrastrukturę. Problem polega na tym, że sprzęt IT potrafi być kosztowny, a jednocześnie stosunkowo szybko traci wartość technologiczną. Zakup całego wyposażenia za gotówkę może oznaczać zamrożenie kapitału, który przedsiębiorstwo mogłoby wykorzystać na rozwój, marketing, zatrudnienie pracowników, czy bieżącą działalność.
Alternatywą jest leasing sprzętu IT, dzięki któremu przedsiębiorca może korzystać z potrzebnych urządzeń bez konieczności ponoszenia pełnego kosztu inwestycji na początku. Rozwiązanie sprawdza się zarówno przy finansowaniu kilku komputerów dla pracowników, jak i przy większych projektach obejmujących serwery, pamięci masowe czy rozbudowaną infrastrukturę sieciową.
Leasing operacyjny czy finansowy – którą formę wybrać?
W przypadku leasingu sprzętu komputerowego i IT przedsiębiorcy najczęściej wybierają leasing operacyjny. Przez okres obowiązywania umowy właścicielem urządzeń pozostaje finansujący, a firma korzysta z nich w zamian za opłatę wstępną oraz kolejne raty. Z punktu widzenia przedsiębiorcy istotne jest przede wszystkim to, że – przy spełnieniu warunków podatkowych – opłata początkowa oraz raty leasingowe mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Podatek VAT naliczany jest natomiast wraz z kolejnymi płatnościami. Podstawowa stawka VAT wynosi obecnie 23%.
Po zakończeniu umowy sprzęt może zostać wykupiony zgodnie z ustalonymi wcześniej warunkami. W przypadku urządzeń IT interesującym rozwiązaniem może być również zwrot dotychczasowego wyposażenia i zawarcie kolejnej umowy dotyczącej nowszych urządzeń. Technologia starzeje się znacznie szybciej, niż wiele innych środków trwałych, dlatego możliwość regularnego odnawiania firmowego parku komputerowego bywa dużą przewagą leasingu nad tradycyjnym zakupem.
Inaczej wygląda leasing finansowy. Przedmiot leasingu jest wówczas ujmowany po stronie korzystającego, który dokonuje odpisów amortyzacyjnych, a kosztem podatkowym jest między innymi część odsetkowa rat. Charakterystyczne jest również jednorazowe rozliczenie VAT związane z wydaniem przedmiotu leasingu, ponieważ dla celów VAT leasing finansowy spełniający określone warunki traktowany jest, jako dostawa towarów.
To, który model okaże się korzystniejszy, zależy między innymi od sytuacji podatkowej przedsiębiorstwa, oczekiwanego okresu użytkowania urządzeń oraz tego, czy firma chce docelowo pozostać właścicielem sprzętu.
Co można sfinansować leasingiem IT i dlaczego firmy coraz częściej z niego korzystają?
Zakres finansowania może być bardzo szeroki. Leasing IT może obejmować komputery stacjonarne, laptopy biznesowe, profesjonalne stacje robocze, monitory, drukarki oraz urządzenia wielofunkcyjne. W przypadku bardziej rozbudowanej infrastruktury finansowaniem można objąć także serwery, macierze dyskowe, urządzenia NAS i SAN, czy wyposażenie centrów danych.
Do tego dochodzi sprzęt odpowiedzialny za komunikację i bezpieczeństwo przedsiębiorstwa – routery, przełączniki sieciowe, urządzenia firewall, punkty dostępowe Wi-Fi oraz systemy wykorzystywane do wykonywania kopii zapasowych. Finansowanie może dotyczyć również projektorów, ekranów, urządzeń do wideokonferencji i pozostałego wyposażenia wykorzystywanego w biurach oraz salach spotkań. W zależności od konstrukcji transakcji możliwe jest również uwzględnienie oprogramowania, systemów operacyjnych lub licencji powiązanych ze sprzętem.
Najważniejszą korzyścią pozostaje jednak ochrona płynności finansowej firmy. Zamiast przeznaczać kilkadziesiąt, czy kilkaset tysięcy złotych na jednorazowy zakup infrastruktury, przedsiębiorca rozkłada koszt w czasie. Pozwala to łatwiej planować budżet oraz zachować środki na inne inwestycje.
Leasing dobrze odpowiada również na problem szybkiego postępu technologicznego. Komputer spełniający wszystkie wymagania dzisiaj, po kilku latach może istotnie odstawać od nowych urządzeń pod względem wydajności, bezpieczeństwa czy energooszczędności. Finansowanie sprzętu IT na okres 2-4 lat może ułatwić firmie utrzymywanie nowoczesnej infrastruktury bez cyklicznych, dużych wydatków gotówkowych.
Dodatkowym atutem bywa uproszczona procedura oceny transakcji. Jej dokładny zakres zależy od finansującego, wartości sprzętu i sytuacji przedsiębiorstwa, jednak przy części transakcji możliwe jest ograniczenie liczby wymaganych dokumentów. Warto także przeanalizować możliwość objęcia sprzętu odpowiednim ubezpieczeniem od takich zdarzeń jak kradzież, zalanie czy przypadkowe uszkodzenie.
Leasing komputerów i serwerów – na co zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy?
Najniższa rata nie zawsze oznacza najkorzystniejszy leasing sprzętu IT dla firmy. Znaczenie ma całkowity koszt finansowania, wysokość opłaty wstępnej, długość umowy, wartość wykupu oraz warunki jej wcześniejszego zakończenia. Przy sprzęcie technologicznym szczególnie ważne jest również zastanowienie się, jak długo przedsiębiorstwo rzeczywiście będzie chciało korzystać z danych urządzeń.
Jeżeli firma planuje po zakończeniu leasingu wymienić sprzęt na nowy, warto dokładnie sprawdzić zasady jego zwrotu. Leasingodawca może określać wymagany stan techniczny urządzeń, dlatego przedsiębiorca powinien wiedzieć, jakie konsekwencje mogą powodować ponadstandardowe uszkodzenia, czy brak elementów wyposażenia. Istotna jest także Tabela Opłat i Prowizji. Oprócz samej raty umowa może przewidywać opłaty związane z obsługą administracyjną, zmianami harmonogramu czy przygotowywaniem dodatkowych dokumentów. Warto zweryfikować również koszt ubezpieczenia i możliwość zastosowania własnej polisy.
Przy większych inwestycjach IT dobrze jest patrzeć na leasing, jako element szerszej strategii finansowej. Inaczej należy skonstruować finansowanie kilku laptopów dla rozwijającego się zespołu, a inaczej zakup serwerów, macierzy i urządzeń sieciowych tworzących infrastrukturę przedsiębiorstwa na kolejne lata. Warunki umowy powinny być dopasowane do cyklu życia finansowanego sprzętu oraz możliwości firmy, a nie odwrotnie.
Leasing sprzętu IT z pomocą Meritum Finanse
Porównanie ofert leasingowych może być czasochłonne – szczególnie, gdy przedsiębiorca finansuje nietypowy sprzęt lub większy zestaw urządzeń. Poszczególni finansujący mogą stosować odmienne procedury, oczekiwać różnych dokumentów oraz proponować inne warunki opłaty wstępnej, okresu umowy i wykupu.
Właśnie w takich sytuacjach warto skorzystać ze wsparcia specjalistów. Meritum Finanse pomaga przedsiębiorcom w pozyskiwaniu finansowania, w tym leasingu dla firm, a doradcy wspierają klientów również w zakresie dokumentacji, wniosków i kontaktu z instytucjami finansowymi. Dzięki współpracy z szerokim gronem instytucji finansowych możemy porównywać dostępne możliwości i dobierać rozwiązania odpowiadające specyfice oraz potrzebom konkretnego przedsiębiorstwa.
Leasing sprzętu IT to praktyczny sposób na rozwój technologicznego zaplecza firmy bez konieczności angażowania dużego kapitału na start. Odpowiednio dobrane finansowanie pozwala połączyć nowoczesny sprzęt, przewidywalne koszty i większą elastyczność budżetową. A wsparcie Meritum Finanse pozwala sprawniej przejść od planowania inwestycji, do jej realizacji.